Workshops, die rocken

Sie waren sicher schon mal in einem Workshop, der nicht nur schlecht geplant, sondern auch noch miserabel durchgeführt und gestaltet wurde. Sind Sie auch mit dem Fazit heraus gelaufen «Puh, so viel Energie verschwendet und doch nichts erreicht»? Diese Art kollaboratives Arbeitsmeeting ist leider noch weit verbreitet.

Es gibt unzählige Workshop-Methoden, Ratgeber und kreative Konzepte; wichtig ist jedoch vor allem, einige grundlegende Dinge bei der Planung und Gestaltung zu berücksichtigen. Ich möchte hier verschiedene Aspekte anbringen, die dazu beitragen, dass ein Workshop für alle Beteiligten eine energiebringende Angelegenheit wird und sie anschliessend sagen: «Richtig streng, aber richtig cool».

Hier meine Checkliste für Workshops, die rocken.

Vorbereitung

• Definition des Ziels – Workshops sollten nur dann stattfinden, wenn man ein klar definiertes Ziel hat, sodass allen Teilnehmenden klar ist, was von ihnen erwartet wird. Bevor man überhaupt einen Workshop plant, ist es also wichtig, sich die Frage zu stellen «Woran soll wie gearbeitet werden, damit der gewünschte Erfolg eintritt?». 
• Genaue Vorbereitung ist wichtig – Während der Vorbereitung ist es die Aufgabe der Moderation, alles so zu gestalten und vorzubereiten, damit in einem Workshop tatsächlich gearbeitet werden kann. Dabei stehen folgende Fragen im Raum:
  • Worüber müssen die Teilnehmer und Teilnehmerinnen während des Workshops nachdenken?
  • Welche zusätzlichen Stimuli oder Materialien brauchen die Teilnehmer und Teilnehmerinnen, damit sie das gemeinsame Ziel erreichen und neue Ideen entwickeln können?
  • Müssen diese Inhalte eventuell vor dem Workshop versandt werden, damit sich die Teilnehmer und Teilnehmerinnen auf den Workshop einstimmen können?
  • Habe ich den Workshop Baukasten von Stimmt bereits durchgelesen?

• Minutiöse Planung – Hier gilt: rechnen statt raten! Wenn 8 Teilnehmenden 5 Minuten Zeit haben, um ihre Idee zu präsentieren, dauert die Vorstellung alleine 40 Minuten. Planen Sie anderthalb mal oder sogar doppelt so viel Zeit für Aufgaben und Brainstorming-Sitzungen ein. Reservieren Sie zudem genügend Zeit für das Präsentieren und Diskutieren von Ergebnissen aus Gruppenarbeiten. So kann sichergestellt werden, dass Sie während des Workshops keine bösen Überraschungen erleben. 
• Weniger ist mehr – Überladen Sie den Workshop nicht mit zu viel Themen. Splitten Sie ganztägige Workshop-Formate in halbe Tage auf und verteilen Sie diese wenn möglich auf zwei Tage.

Durchführung

• Alltag hinter sich lassen – Nimmt man es ganz genau, gehört dieser Aspekt noch nicht einmal zum Workshop selbst. Aus diesem Grund geht er neben all dem Trubel um die verwendeten Methoden und die Vermittlung des Inhalts meist vergessen. Die Ankunfts-Phase ist jedoch ein bedeutender Teil, der massgeblich zu einer guten Stimmung beiträgt. Dieser Aspekt ist umso wichtiger, wenn es sich bei den Teilnehmer und Teilnehmerinnen um «voreingenommene» Projektmitarbeitende handeln.
• Ice breakers – Um den Einstieg in die Workshop-Welt sicherzustellen, überlegen Sie sich eine passende Frage. Ziel hierbei ist es, dass sich die Teilnehmer und Teilnehmerinnen besser kennenlernen und dass das Eis gebrochen wird. Testen Sie dazu unsere 30 Eisbrecher Favoriten, hier gleich downloaden.

• Folgen Sie einer Agenda – Geben Sie den Teilnehmenden während des Workshops einen visuellen Anker, damit sie wissen, was von ihnen im Workshop erwartet wird und was sie erwarten dürfen.

• Klar kommunizieren – Ebenso wie der visuelle Anker hilft auch die klare Kommunikation über den Sinn einer Übung, das Interesse hoch zu halten. Wenn die Teilnehmer und Teilnehmerinnen wissen, wieso sie diese Übung machen, ist der Output qualitativ höher.

• Aufteilen in kleine Gruppen – Wenn die Teilnehmer und Teilnehmerinnen eher ruhig und nicht so aktiv sind, dann bieten sich Breakout-Rooms mit einer Diskussion an, um Ideen zu entwickeln oder Gedanken auszutauschen. Wenn Gruppenarbeit angedacht ist, sollten die Gruppen unbedingt schon im Vorfeld des Workshops aufgeteilt werden. 

• Regelmässig kleine Pausen einlegen – Denkarbeit und Perspektivenwechsel sind sehr anstrengend, daher unbedingt während des Workshops genügend Pausen einplanen. Legen Sie mindestens alle 90 Minuten eine Pause von 10-15 Minuten ein.

• Brainfood und Snacks – Eine Palette an Früchten und anderen Naschereien erhöht nicht nur das Energielevel, sondern auch die Motivation der Teilnehmer und Teilnehmerinnen. Daher immer genügend Auswahl dabei haben.

• Energizer – Wie es der Name bereits sagt, können Energizers genutzt werden, um müde Teilnehmer und Teilnehmerinnen (vor allem nach dem Mittag) aus der Reserve zu locken. Bei dieser Gelegenheit können zum Beispiel kleine Sporteinheiten, Wettbewerbe, Montagsmaler-Spiele oder spontane Tanzparties eingesetzt werden.

• Timeboxing – Achten Sie während des Workshops auf gutes Zeitmanagement. Bringen Sie eine Uhr mit, um die Zeit im Blick zu behalten. Timeboxing ist wichtig, damit das gesteckte Ziel wie geplant erreicht werden kann und sich die Teilnehmenden auf den Inhalt und das Thema konzentrieren können.

• Kein Frontalunterricht – Ein Workshop ist kein Ort für einen Monolog, denn es soll gemeinsam an der Erreichung des Ziels gearbeitet werden. Daher unbedingt darauf achten immer wieder interaktive Übungen einzubauen. 

• Ideen und Gedanken visualisieren  –  Damit Ideen gemeinsam entwickelt werden können, müssen diese unbedingt visualisiert werden. Ideen generieren und der persönliche Austausch sollten nicht auf Post it’s und Powerpoint reduziert werden. Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer und Teilnehmerinnen ihre Gedanken auf’s Papier bringen. So entsteht eine gemeinsame Betrachtung. 

Speziell zu beachten bei virtuellen Workshops

• Testen Sie Ihre Umgebung – Überprüfen Sie die Technik vor dem Workshop. Dies gibt nicht nur der Moderation Sicherheit, sondern steigert auch die Qualität des Workshops an sich.
• Kamera an – Obwohl die Zoom-Müdigkeit nach fast zwei Jahren im Home-Office allgegenwärtig ist, sollte bei online-Veranstaltungen darauf bestanden werden, die Kamera in Workshops einzuschalten. In der realen Welt kommuniziert man auch nicht mit einem schwarzen Balken vor dem Gesicht. Man kann aber durchaus auch einzelne Sessions einplanen, in denen sich die Teilnehmenden nicht sehen. Dadurch werden andere Sinne stimuliert, was wiederum neue Perspektiven in den Workshop bringen kann. 
• Ablenkung ausklammern – Bitten Sie die Teilnehmer und Teilnehmerinnen, andere Programme auf ihrem Rechner zu schliessen, um Ablenkung zu minimieren
• Menschen und Inhalt – Falls möglich, online-Workshops auf zwei Bildschirmen abhalten, da so neben dem Thema auch Platz für die Ansicht der Teilnehmer und Teilnehmerinnen bleibt.
• Pausen 2.0 – Planen Sie für den virtuellen Workshop mehr Pausen ein als bei einem Workshop vor Ort. Vor dem Bildschirm sinkt die Aufmerksamkeit schneller als im persönlichen Kontakt. Daher sollten in diesem Setting auch die Einheiten kürzer ausfallen. Weisen Sie die Teilnehmer und Teilnehmerinnen in den Pausen an, sich vom Computer zu entfernen und im Idealfall etwas frische Luft zu schnappen. 
• Plan B – Gehen Sie davon aus, dass die Technik Sie im Stich lässt. Halten Sie sich für diesen Fall einen Back-up-Plan bereit.

Ein Workshop ist nicht immer die richtige Vorgehensweise, um Probleme anzugehen. Überlegen Sie sich unbedingt im Vorfeld, ob Sie diese zwei grundlegenden Fragen positiv beantworten können: 

• Haben Sie eine Herausforderung, an der gemeinsam gearbeitet werden kann und zu der die ausgewählten Teilnehmenden auch wirklich etwas beitragen können?
• Ist die Arbeit in einer Gruppe das richtige Format, um das Problem zu lösen?

In diesem Sinne wünsche ich viele spannende Momente im kollaborativen Austausch. Damit «Richtig streng, aber richtig cool» der neue Standard wird.

Habe wir Sie zum Nachdenken angeregt? Gerne diskutieren wir Ihre Fragestellungen und Details bezüglich wertschätzenden Workshops mit Ihnen persönlich.

Digitale und analoge Workshops einfach erzählt von Susanna Brönnimann